ዶክፋን ፋርማ አካዳሚ

መዝገብ በጽሑፍ የተቀመጠ ትውስታዎ ነው። በፍተሻ፣ በክርክር ወይም በ recall ጊዜ መከላከያዎም ነው። ያልተመዘገበ ነገር መፈጸሙን ማረጋገጥ አይቻልም።

ምን ዓይነት መዛግብት አስፈላጊ ናቸው

• ደረሰኞችና የማስረከቢያ ሰነዶች፦ ምን፣ ከማን፣ መቼ እንደገባ።
• የባች መዛግብት፦ ለተቀበሉትና ለአቀረቡት ምርት ሁሉ የባች ቁጥርና የማብቂያ ቀን።
• የሙቀት መዛግብት፦ የማቀዝቀዣና የክፍል ሙቀት ንባቦች፣ ከቀን፣ ከሰዓትና ካነበበው ሰው የስም ምልክት (initials) ጋር።
• የቅሬታ፣ የለይቶ ማቆያ፣ የመመለስና የማስወገድ መዛግብት።
• የአቅራቢዎች ፈቃድና የሥልጠና መዛግብት።

ለምን ያህል ጊዜ ማቆየት አለብዎት

መዛግብትን በፈቃድዎ ቅድመ ሁኔታዎችና በወቅታዊው የEFDA መመሪያ በተወሰነው ጊዜ ያቆዩ። አይገምቱ፤ ቁምሳጥኑ ሞላ ብለውም መዛግብትን ቀድመው አይጣሉ። ደረቅ በሆነ ቦታ፣ በፋይል ተይዘውና በቀላሉ እንዲገኙ አድርገው ያስቀምጡ።

ጥሩ ግቤት እንዴት ይጻፋል

• ሥራው በሚሠራበት ጊዜ ይጻፉ፤ ከሦስት ቀን በኋላ አይሁን።
• ሌላ ሰው እንዲያነበው በግልጽ ይጻፉ። ቀለም (እስክሪብቶ) ይጠቀሙ።
• በፍጹም አይደልዙ፣ አይሰርዙ፣ የማስተካከያ ፈሳሽም አይጠቀሙ።
• ስህተት ለማስተካከል፦ አሮጌው ግቤት እንዲነበብ አንድ መስመር ብቻ ይሰምሩበት፤ ትክክለኛውን ይጻፉ፤ ከዚያ የስም ምልክትዎን፣ ቀኑንና አስፈላጊ ከሆነ አጭር ምክንያት ይጨምሩ።
• የሌላ ሰውን ሥራ በፍጹም አይፈርሙ። ባዶ ቅጾችን አስቀድመው አይፈርሙ።

ኤሌክትሮኒክ መዛግብት

የኮምፒውተር መዛግብትም ይቆጠራሉ። እያንዳንዱ ተጠቃሚ የራሱ የይለፍ ቃል ይኑረው፤ ስለዚህ እያንዳንዱ ግቤት ማን እንዳደረገው ያሳያል። በየጊዜው ምትኬ (backup) ይያዙ፤ አንዱን ቅጂ በሌላ ቦታ ያስቀምጡ፤ ምክንያቱም አንድ የኤሌክትሪክ መቋረጥ ወይም አንድ የተሰረቀ ኮምፒውተር ታሪክዎን ማጥፋት የለበትም። ምትኬው በእርግጥ ሊመለስ እንደሚችል ያረጋግጡ።